“Hay una lucha constante entre las cosas que son urgentes y las cosas que son importantes, y con demasiada frecuencia, las cosas urgentes ganan”, del libro “La Tiranía de lo Urgente” de Charles E. Hummel, 1967.
Trabajar por prioridades ya no funciona
Tanto a niveles personales como empresariales, todos estamos acostumbrados a trabajar basados en la asignación de prioridades a cada uno de los proyectos o acciones a realizar. Pero el problema de asignar prioridades a las tareas es que, normalmente, lo hacemos de acuerdo a su urgencia en vez de por su importancia.
Algo es importante por su entidad, por su interés, conveniencia o por el alcance de sus efectos. Es urgente por su necesidad, por el apremio que implica o por las consecuencias que su falta puede causar. Por separado, es fácil establecer prioridades entre tareas cuando una es urgente o si, entre el conjunto de actividades a realizar, existe una de mayor importancia. Las dificultades aparecen cuando ambos conceptos se entrecruzan.
Al dar prioridades a lo más urgente, lo menos urgente no se hace nunca; hasta que se produce una crisis y así pasa a ser urgente. Esto es un círculo vicioso, siempre estamos actuando en situación de emergencia y “apagando incendios”. Siempre tenemos muchas cosas urgentes que hacer y una agobiante sensación de no tener tiempo para nada, o peor: de no haber hecho nada.
Para romper esta dinámica, se necesita poner un alto en el camino, analizar todos nuestros proyectos (en marcha y pendientes), y decidir en qué proyectos es importante avanzar, su urgencia la dejamos de lado. La mayoría de las crisis ocurren porque en algún momento se decidió que algo no era prioritario.
La “prioridad” de las cosas está marcada por nuestro compromiso a realizarlas. Todo lo que estamos comprometidos a hacer está en nuestra lista de proyectos. Para decidir si nos comprometemos con un proyecto o acción, hemos de tener claros nuestros objetivos finales. ¿Cuáles de esos proyectos, pequeños o grandes, nos llevarán a alcanzar nuestros objetivos? ¿Cuáles nos hacen perder el tiempo?
Con tantas prioridades dando vueltas en la cabeza al mismo tiempo, es difícil enfocarse en cualquiera de ellas. La ansiedad de no saber por dónde empezar te va dejando en un estado de duda paralizante, se siente atrapado y presionado.
Evita caer en la tiranía de lo urgente, debes darte cuenta qué es lo realmente importante cuando establezcas tus prioridades. Ten cuidado con los “ladrones de tiempo” y todo lo que nos hace procrastinar (emails, llamadas de teléfono, reuniones inútiles, compañeros de trabajo que te piden cosas, etc.).
Cómo reconocer las tareas importantes y diferenciarlas de las urgentes
Algo es Urgente cuando requiere de atención inmediata. Las cosas urgentes atrapan tu atención y te presionan sin darte respiro hasta que te ocupes de ellas. La trampa está en que muchas de ellas son fáciles, o son divertidas, o son populares, pero son poco importantes.
Algo es Importante cuando contribuye a tus objetivos a mediano y largo plazo, a tu propósito de vida. Para no desatender las actividades que son importantes, pero no son urgentes, necesitas ser proactivo y así no se convertirán en urgentes, no requerirán atención. Pero si las dejas de lado, caerás en el círculo vicioso de vivir siempre en modo reactivo, en una situación de crisis continua. El riesgo está en posponer actividades importantes por culpa de esta presión, consumir los recursos en tareas que aportan poco o nada de valor y/o agotar la energía mermando nuestra eficacia.
Para minimizar los efectos negativos relacionados con las actividades urgentes, se pueden aplicar los siguientes principios de actuación:
- Si dos tareas implican el mismo consumo de tiempo, será más urgente la que tenga la fecha límite antes.
- Si existen dos tareas con igual fecha límite, la más urgente será la que lleve más tiempo para terminarla.
- Si se aplaza la fecha límite de una tarea implica rebajar su grado de urgencia.
- Si una tarea es más larga de lo previsto supone incrementar su grado de urgencia.
- Si una tarea no tiene fecha límite, no será nunca urgente.
Las actividades importantes pueden diferenciarse del resto porque producen resultados tangibles y se encuentran acordes con las metas y objetivos individuales, y son tareas clave en la organización.
El principal riesgo asociado a las tareas importantes está en posponerlas debido a su menor grado de urgencia comparado con otras, pero actuando de esta forma se está obviando el valor que aportan. Para evitar este problema y saber detectar oportunidades hay que pensar de forma preventiva y aplicar las siguientes reglas:
- Si existen dos tareas que producen consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, ha de considerarse que ambas tienen la misma importancia.
- Si hay que priorizar entre dos tareas diferentes, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
- Si las consecuencias de una actividad cambian, la importancia de la misma aumentará o se reducirá, aunque la tarea siga siendo la misma y nada haya variado.
Las personas que confunden lo importante con lo urgente creen que todo lo urgente es importante. Normalmente se basan en las prioridades y expectativas de los demás, quizás porque nunca han analizado las suyas. En el polo opuesto se encuentran las personas que no atienden ni a lo importante ni a lo urgente, y pierden así el tiempo en actividades sin sentido y se caracterizan por la falta de responsabilidad.
En un punto intermedio se encuentra la mayoría de la gente a quienes los malos hábitos, el estrés o la falta de planificación, pueden llevar a establecer prioridades de manera poco adecuada y caer en confusiones. Para evitarlas hay que:
- Emplear el tiempo necesario para una buena planificación, se ahorrará tiempo para después.
- Obtener datos objetivos para poder conocer la proporción de tiempo que se ha dedicado a lo importante y a lo urgente, para saber realmente si se ha cumplido con el plan y conocer si se trabaja de forma objetiva.
Cr. Roberto Crosa
